سفن رومز (SevenRooms)

مقدمة

سفن رومز (SevenRooms) هو نظام حجز يضبط لك الحجوزات المباشرة (Walk-in) والحجوزات الإلكترونية. الهدف منه هو زيادة عدد الزبائن ورفع الإيرادات عن طريق تسهيل عملية الحجز.

الربط هذا راح يخليك تسوي التالي:

• إرسال الحجوزات مع كل التفاصيل حقتها زي رقم الطاولة، وبيانات العميل، ووقت الحجز، وغيرهم.
• إرسال الحجز لأكثر من طاولة (Multiple Tables).
• إظهار التغييرات بشكل مباشر (Real Time) في سفن رومز يوم يصير أي تحديث على أصناف الطلب (Order Items).
• سحب معلومات تعاملات العميل المالية من فودكس (بخصوص الأسعار والأصناف) وحفظها في ملفه الخاص في سفن رومز عشان إحصائيات الصرف.
• تغيير حالة الطاولة بناءً على الإجراءات اللي تتم في سفن رومز وفودكس.

تقدر تتواصل مع سفن رومز عن طريق:

• الموقع الإلكتروني: SevenRooms | Restaurant Guest Experience Platform

إعدادات العمل في فودكس

قبل ما تفعّل الربط، لازم تسوي الإعدادات هذي في حسابك في فودكس:

1. اختار الفروع اللي لازم يكون فيها تفعيل للحجز.
2. اضبط مدة الحجز (Reservation Duration) على 30 دقيقة.
3. اضبط وقت الحجز (Reservation Time) على 24 ساعة كل الأيام. أي تعديلات إضافية تصير في سفن رومز.
4. تأكد إن أسماء الطاولات في فودكس هي نفسها أسماء الطاولات في سفن رومز.
   • مثال: إذا عندك في سفن رومز الطاولات: 006, 007, 008. لازم تسوي في فودكس ثلاث طاولات بنفس الأسماء بالضبط: 006, 007, 008. إذا ما لقى النظام الطاولات بنفس الاسم، ممكن بعض الحجوزات تفشل.

تفعيل الربط

1. أرسل إيميل لفريق سفن رومز على الإيميل هذا: pos-integrations@sevenrooms.com واطلب منهم Client ID و Client Secret و Venue ID.
2. سجّل دخولك على لوحة تحكم فودكس: console.foodics.com/login باستخدام إيميل المالك. إذا دخلت بحساب مو مالك، ما راح تقدر تفعّل الربط.
3. روح لصفحة "السوق" (Marketplace) --> ابحث عن "Sevenrooms" تحت تصنيف "حجز الطاولات" (Table Reservation) --> واضغط "تثبيت" (Install).
4. راح تفتح صفحة ربط سفن رومز، دخل بيانات حسابك في سفن رومز عشان تسجل دخول. إذا ما عندك حساب، تواصل معاهم عشان يسوون لك حساب.
5. اضغط على زر "تفويض" (Authorize). فودكس راح يطلب منك تفويض سفن رومز عشان يدخل على حسابك. اضغط "تفويض سفن رومز للوصول إلى حسابي" (Authorize Sevenrooms To Access My Account) عشان تكمل.
6. راح يتم توجيهك مرة ثانية لـ سفن رومز، اضغط على "مزامنة الفرع" (Sync Branch) عشان يسحب الفروع اللي عندك في فودكس.
7. أضف الـ Client ID، والـ Client Secret، والـ Venue ID في الفرع اللي تبغى تفعّل فيه الربط، وبعدها اضغط "حفظ" (Save).
8. وبكذا تكون فعلت الربط بنجاح!

استخدام الربط

1. الخطوة الأولى هي إنك تسوي حجز في سفن رومز بشكل يدوي أو تستقبل حجز إلكتروني.
   • ملاحظة: إذا أضفت عميل للحجز من سفن رومز بدون رقم جوال أو بصيغة خطأ، راح ياخذ العميل بشكل آلي هذا الرقم الثابت: "0555555555".
2. يوم يوصل العميل للمطعم، لازم تغيّر حالة الحجز في سفن رومز يدوياً إلى "جالس" (Seated).
3. مجرد ما تتغيّر الحالة إلى "جالس" (Seated)، وقت جلوس العميل راح يعتبر وقت بداية الحجز في فودكس مضاف إليه دقيقة واحدة كمهلة. يعني إذا جلس العميل الساعة 2:00 م، وقت الحجز في فودكس راح يصير 2:01 م.
4. من تطبيق كاشير فودكس تقدر تروح "الطاولات" (Tables) --> "الحجوزات" (Reservations) --> راح تلقى الحجز هناك (ممكن تحتاج تضغط على "مزامنة" (Sync) عشان تسحب الحجوزات).
5. إذا كانت علامة "قبول الحجوزات الإلكترونية آلياً" (Automatically Accept Online Reservation) مختارة في إعدادات الحجز في فودكس، الحجز راح يتم قبوله آلياً. إذا ما كانت مختارة، لازم المستخدم يقبل الحجز في تطبيق الكاشير بعد ما يتم إرساله من سفن رومز.
6. تنتظر لين يجي وقت بداية الحجز، ويوم يصير هذا الشيء، الطاولة اللي مخصصة للحجز راح تصير رمادية (من تطبيق الكاشير، روح الطاولات --> تأكد من الطاولة الرمادية).
7. اضغط على الطاولة الرمادية واختار "بدء طلب" (Start Order). انتبه! إذا الطاولة ما صارت رمادية، معناته الحجز لسه ما بدأ، فلا تسوي أي طلب عليها لين يتغير لونها للرمادي.
8. أضف الأصناف للطلب وتأكد إن الفاتورة (Check) انشأت في سفن رومز.
9. احذف وأضف أصناف ثانية وتأكد إن التغييرات تنعكس في سفن رومز.
10. بعد ما تقفل الطلب، حالة الطاولة في سفن رومز راح تصير "مدفوع" (Paid)، وراح تنعكس معلومات التعامل المالي هناك.
11. في سفن رومز لازم نغيّر حالة الطاولة يدوياً إلى "غادر" (Left) يوم يطلع العميل، عشان نقدر نضيف حجز ثاني عليها.

طريقة عمل حجز لأكثر من طاولة (Multi-table reservation flow)

1. المستخدم يسوي حجز في سفن رومز.
2. يوم يبغى المستخدم يسجل الحجز على إنه "جالس" (Seated)، لازم يختار الطاولة الأولى اللي راح تكون الطاولة الأساسية (Primary Table)، وبعدين يربطها بالطاولة الثانية اللي راح تكون ثانوية (Secondary Table).
3. في فودكس، النظام راح يسوي حجز للطاولتين مع بعض.
4. الآن، المستخدم عنده خيارين:
   • يسوي الطلب في واحدة من الطاولات في فودكس، والطلب راح يرتبط بالطاولة الأساسية في سفن رومز.
   • يسوي طلبين منفصلين في فودكس، وبعدين يدمج الطلبين (Join the Orders). النظام راح يدمج الطلبين ويربطهما بالطاولة الأساسية في فودكس.

خارج نطاق الربط (Out of integration scope)

العملاء المباشرون (Walk in):

• حالياً ما نغطي حالات العملاء المباشرين، يعني إذا سوى المستخدم Walk-in في سفن رومز، ما راح ينشأ له طلب في فودكس.

كيف تتعامل معها؟

• في حال تبغى العملاء المباشرين ينعكسون في فودكس، سوّ لهم حجز بدال Walk-in في سفن رومز، والحجز راح ينعكس في فودكس.

نقل الطاولة (Move table):

• حالياً ميزة نقل الطاولة ما هي مغطاة في نطاق الربط. يعني إذا سويت حجز وجلّست العميل وبعدها نقلت الطاولة، الحجز في فودكس راح يبقى على الطاولة اللي خصصتها له في البداية، وكل الطلبات راح ترتبط بنفس الطاولة. لكن في سفن رومز الطلب راح ينعكس على الطاولة الجديدة، وهذا بيسبب تضارب في بيانات الطاولات بين سفن رومز وفودكس.

تقسيم الفاتورة (Split the bill):

• إذا قسمت الفاتورة على طاولة معينة، إجمالي الإيصال (Total Receipt) في سفن رومز راح يكون هو مبلغ أول فاتورة قسمتها وقفلته في فودكس.
• مثال:
  • إجمالي مبلغ الفاتورة في فودكس هو 200 ريال. قسمت الفاتورة في فودكس، وقفلت أول فاتورة كانت 150 ريال، وبعدها قفلت الفاتورة الثانية اللي كانت 50 ريال. النظام راح يحدّث حالة الطاولة إلى "مدفوع" (Paid) في سفن رومز، لكن بإجمالي مبلغ إيصال أول فاتورة بس، اللي هو 150 ريال.